Grace:
A primera vista lo que tu necesita es probablemente un desarrollo de tipo AddOns. pero quería ver si se puede hacer algo que te sirva sin tener la necesidad de AddOn.
Podría ser como dije anteriormente un campo de usuario que te mencione que este autoizada o no y a lo mejor mas de un campo. Además de esto crear un layout especial de orden de compra donde aparezca la autorización y si es necesario enviarla al proveedor junto con la orden de compra.
Por otro lado si necesitas reportes al respecto habría que hacer algún informe que cumpla con tus expectativas.